Notionの「リレーション」と「ロールアップ」を使い方・違いを初心者にもわかりやすく解説！

Notionは、情報管理やプロジェクト管理に便利なツールとして多くの人に利用されています。

その中でも「リレーション」と「ロールアップ」機能は、データベース間の関連付けとデータ集計を可能にする強力な機能です。

今回は、Notionビギナーの方にも理解しやすいよう、リレーションとロールアップについて詳しく解説していきます。

リレーションとは何か？

リレーションとは、異なるデータベース間でデータを関連付ける機能です。

例えば、「プロジェクト」と「タスク」という2つのデータベースがあるとき、各タスクがどのプロジェクトに属しているかを簡単に把握できるようにするのがリレーションの役割です。

リレーションのメリット

リレーションの設定方法

1. 関連付けたいデータベースを開く
2. 新しいプロパティを追加し、タイプを「リレーション」に設定
3. 関連付けたい相手のデータベースを選択
4. 必要に応じて、逆方向のリレーションも設定

■タスクデータベース(サンプル)

■プロジェクトデータベース(サンプル)

■Notion公式テンプレート

リレーションの具体例

例）プロジェクト管理

プロジェクト管理を例に説明します。

• 「プロジェクト」データベース: 各プロジェクトの情報を管理
• 「タスク」データベース: プロジェクトの個々のタスクを管理

ステップ1: プロジェクトデータベースの作成

新規のページを作成します。
プロジェクト名、開始日、終了、タスク、タスク進捗、担当者、ステータスのプロパティを設定してください。

ステップ2: タスクデータベースの作成

新規のページを作成します。
タスク名、担当者、期限、進捗状況、ステータスなどのプロパティを設定します。

ステップ3: リレーションの設定

プロジェクトのデータベースで「タスク」のタイトルをクリックし、プロパティを編集を選択。

次に関連付けたいデータベースをリレーションします。

プロパティの種類を「リレーション」に変更し、対象のデータベースを選択。

ここでは、「タスク」のデータベースを選択します。

ステップ4: リレーションの活用

プロジェクトのタスクの項目を選択すると、タスクデータベースを参照してタスクを入力することができます。

■Notion公式テンプレート

ロールアップとは何か？

ロールアップは、リレーションを通じて関連付けられたデータを集計・分析する機能です。例えば、各タスクの進捗状況をプロジェクトごとに集計したり、各顧客の注文総額を計算したりすることができます。

ロールアップのメリット

1. データの集計が簡単にできる: リレーションを通じて関連付けられたデータを自動的に集計できます。
2. 視覚的にデータを把握できる: 集計結果を視覚的に表示することで、データの全体像を把握しやすくなります。
3. 効率的なデータ分析が可能: 手動でデータを集計する手間が省け、効率的にデータ分析が行えます。

ロールアップの設定方法

1. リレーションが設定されたデータベースを開く
2. 新しいプロパティを追加し、タイプを「ロールアップ」に設定
3. リレーションを選択し、集計したいプロパティを選ぶ
4. 集計方法（合計、平均、最大値、最小値など）を選択

ロールアップの具体例

例）プロジェクトとタスクの進捗管理

ステップ1: リレーションの設定

上記で設定した「プロジェクト」「タスク」のデータベースを使用します。

ステップ2: ロールアップの設定

プロジェクトデータベースの「タスク進捗」のプロパティを編集から種類を「ロールアップ」に設定します。

リレーションを「タスク」データベースを選び、プロパティは「進捗状況」、計算は「平均」を選択します。

ステップ3: ロールアップの活用

各プロジェクトのタスク進捗状況を一目で把握できます。

もちろんリレーションで設定したタスクの項目を編集すると、それに連動して進捗状況も連動します。

■Notion公式テンプレート

リレーションとロールアップの違い

特徴	リレーション	ロールアップ
目的	データベース間の関連付け	データの集計・分析
設定方法	リレーションプロパティを追加	ロールアッププロパティを追加
利点	データの整理、重複入力の回避	データの集計、視覚的な把握
使用例	プロジェクトとタスクの関連付け	タスク進捗の集計、注文総額の計算

リレーションとロールアップの活用のコツ

• 適切なデータベース設計を心がける: リレーションやロールアップを設定する前に、データベースの構造をしっかりと設計しましょう。
• 必要最小限のリレーションを設定し、複雑化を避ける: リレーションを多用しすぎると、管理が複雑になることがあります。必要最小限にとどめましょう。
• ビューを活用して、関連データを効果的に表示する: リレーションやロールアップを設定したデータベースは、ビューを活用して関連データを効果的に表示できます。

リレーションとロールアップを使った活用例

イベントと参加者の管理

ステップ1: イベントデータベースの作成

• イベント名、開催日、場所などのプロパティを設定します。

ステップ2: 参加者データベースの作成

• 参加者名、連絡先、参加イベントなどのプロパティを設定します。

ステップ3: リレーションの設定

• イベントデータベースに「参加者」プロパティを追加し、タイプを「リレーション」に設定します。
• 関連付けたいイベントデータベースを選択します。

ステップ4: ロールアップの設定

• イベントデータベースに「参加者数」プロパティを追加し、タイプを「ロールアップ」に設定します。
• リレーションを選択し、参加者データベースの「参加者名」プロパティを選びます。
• 集計方法を「値の数をカウント」に設定します。

■イベントデータベース(サンプル)

■参加者データベース(サンプル)

■Notion公式テンプレート

まとめ

Notionのリレーションとロールアップ機能は、データの関連性を簡単に管理し、集計・分析するための便利な機能です。

初心者の方も、まずは小規模なデータベースで試してみることをおすすめします。

慣れてくれば、より複雑な情報管理にも活用できるようになるでしょう。

リレーションとロールアップを使いこなすことで、Notionでの情報管理がより効率的で直感的になります。

ぜひ、自分の用途に合わせて活用してみてください。